La raison principale de faire appel à l’expertise d’une agence événementielle pour organiser votre séminaire d’entreprise…

La raison principale de faire appel à l’expertise d’une agence événementielle pour organiser votre séminaire d’entreprise, c’est de permettre à vos dirigeants et à votre équipe de se concentrer sur le contenu des interventions.

L’agence de son côté va s’occuper de tous les paramètres pratiques et fournir les solutions adaptées à votre cahier des charges.

Elle va travailler sur 6 points fondamentaux de l’événement :

• La Logistique générale

Tel un architecte qui décide et coordonne tous les paramètres constitutifs de l’événement, le directeur de projet est un maître d’œuvre qui a la responsabilité de faire en sorte que « tout arrive au bon endroit au bon moment ». C’est un poste en constante interface avec l’entreprise afin de répondre le plus exactement possible aux attentes et d’informer de l’avancement des préparatifs de façon à réduire toute anxiété pré-événement.

• La localisation et le site d’événement

C’est la parfaite connaissance du terrain et la permanente mise à jour des savoirs qui permettra à l’agence de sélectionner un site en fonction des problématiques de transport et d’accessibilité ; de capacité de salles selon le déroulé des sessions de travail et d’activités ; d’hébergement et de restauration ; enfin de budget.

• L’acheminement et l’accueil des participants

Commençant par la mise en place d’un plan signalétique pour assurer à tous les invités de converger sans effort vers le site de l’événement, l’agence affrétera ensuite les véhicules nécessaires aux transferts s’il y en a, de prévoir les espaces de parking requis et leur gardiennage selon le volume de voitures, de positionner des agents d’accueil formés et efficaces pour gérer les arrivées, de mettre en place un espace vestiaire, un cordon VIP si besoin et enfin d’assurer la sécurité de tous.

• L’hôtellerie et la restauration

Véritables partenaires dans la réalisation d’un événement, les établissements hôteliers, restaurants et traiteurs sont sélectionnés par l’agence en fonction non seulement des espaces mis à disposition, de la qualité des prestations, mais aussi sur la base d’une réelle compréhension des exigences propres au public Corporate. Ce travail collaboratif se met en place dès la pose d’options en amont du projet et se développe par des échanges nombreux jusque à l’après-événement. Le binôme agence-lieu de réception est souvent le gage de la réussite d’une manifestation.

• La technique

La réalisation d’un événement nécessite des qualités de mise en scène et une connaissance technique et technologique indispensables. L’agence convoquera les postes son, lumière et image dans le but de mettre en valeur le contenu préparé par l’entreprise à l’occasion de leur événement, d’un séminaire ou d’une soirée par exemple. La gestion des techniciens et du matériel n’autorisant aucune approximation, c’est le travail de l’agence de prévoir exactement le matériel requis et de contrôler avec rigueur et expérience sa mise en place et son bon fonctionnement.

• La décoration et l’animation

Créer une atmosphère est une base incontournable de l’événementiel. C’est une évidence pour les soirées de gala ou les journées festives, mais cela l’est tout autant pour les journées d’étude, conférence et séminaires de travail. L’agence compose une unité visuelle et sonore qui a pour but d’étayer le message sous-jacent du rassemblement. Quant aux animations et activités, elles sont les outils remarquables qui permettront d’atteindre les objectifs voulus par le commanditaire. L’agence dispose de ressources importantes pour organiser des activités selon des cahier des charges très divers. Elle en contrôle la qualité des équipements et la qualification des intervenants, renouvelle ses propositions en restant attentif à toutes les activités inédites et en produisant parfois en interne des animations parfaitement calibrées pour un groupe entreprise.