Alors que l’organisation d’événements se généralise dans les entreprises, il devient primordial de pouvoir mesurer leur efficacité…
Voici quelques points clés à analyser afin de maîtriser votre stratégie et la rendre la plus efficace possible !
.. Evaluer l’impact de votre événement
Le budget alloué à l’organisation d’un événement est plus ou moins élevé en fonction du format de ce dernier. L’événement représente généralement un coût important pour l’entreprise. Il est donc primordial d’en mesurer l’impact afin de savoir si l’action de communication a un réel intérêt pour l’annonceur.
De plus, l’évaluation d’un événement permet de mettre en relief les points à améliorer pour les prochaines actions événementielles. Vous pouvez donc déterminer les points forts et les points d’évolution de votre manifestation afin de réaliser d’éventuels ajustements et optimiser sa stratégie.
.. Définir les indicateurs et jalons à analyser
- La qualité de votre base de données clients & prospects
Dans un premier temps, vous pouvez accéder à différentes statistiques liées à l’envoi de vos invitations, relances, et remerciements. En passant par une agence ou un prestataire qualifié, vous pouvez notamment de déterminer le taux de réception, d’ouverture, le taux de clics, le taux de délivrabilité et le taux d’emails ou adresses postales erronés. Vous pouvez donc évaluer la qualité de votre base de données et l’améliorer au fil des événements.
- Le comportement client direct
Autre point d’analyse, le comportement des clients. En sondant un panel client au sein de votre entreprise, vous pourrez dresser un portrait de chaque invité et vous faire une idée de l’intérêt qu’il porte à l’événement et de ses attentes.
- Le suivi des inscriptions et les données logistiques
Au fil des dernieres semaines vous obtiendrez votre taux d’inscription final, ce taux va permettre de suivre la participation et de collecter des données ciblées pour optimiser la logistique événementielle : traiteur, aménagement d’espace, accueil, hébergement, transport…
- Les flux d’arrivées en temps réel
Une équipe d’accueil performante vous permette rapidement de connaitre vos statistiques d’arrivées en temps réel sur l’événement. Ainsi, vous pouvez connaître : le nombre de personnes émargées (avec heure d’arrivée), le % d’invités présents, le taux de remplissage des tables, les interactions des invités… Un réel atout pour gérer le déroulement de l’événement ainsi que les différents prestataires présents à coordonner !
.. Enquêter sur la satisfaction post événement
Une fois votre manifestation terminée, le moment est venu de recueillir les précieux retours clients qui vous permettront d’optimiser les prochains événements. Que ce soit en sondant et remerciant vos convives en fin de soirée ou par le biais de votre carte de remerciement accompagnée d’une enquête de satisfaction pour pouvoir accéder aux contenus de l’événement (photos, vidéos et documents partagés). Sondage concis (quelques questions max) assez ciblé pour permettre de révéler les points forts et les faiblesses de votre organisation.
L’organisation de votre événement n’est pas à prendre à la légère… sa réussite est son succès reposent sur de nombreux indicateurs qu’il ne faudra pas négliger !