La tradition de l’événement de fin d’année, ou l’arbre de Noël d’entreprise perdure, malgré la crise, dans beaucoup de sociétés.

Dans le cadre des TPE et de certaines PME, le nombre de salariés ne permet pas la mise en place d’un Comité d’Entreprise, mais il n’est pas rare que le dirigeant alloue un budget pour ce moment festif de convivialité. Dans le cadre des plus grandes entreprises ou celui de la fonction publique, l’arbre de Noël est davantage généralisé.

Pour y voir clair, voici les 6 points clés de l’organisation mise en place pour un événement de fin d’année réussi :

1 – Ne tardez pas : S’il n’est pas trop tard pour préparer votre événement de fin d’année, il ne faut cependant pas traîner… La première question à se poser : qui va se charger de l’organisation dans le cas où vous en avez déchargé votre CE (ou si cette structure n’existe pas). Allez-vous confier cette mission à un salarié en interne ou la déléguer, à un prestataire spécialisé?
Si vous voulez mettre les petits plats dans les grands, mieux vaut recourir à un professionnel qui peut vous proposer tout un catalogue de spectacles et d’animations et s’occuper par la même occasion du traiteur. Dans ce cas, demandez des devis au plus vite afin de bénéficier du choix le plus large possible pour réserver non seulement les artistes, mais aussi l’éventuelle salle de spectacle nécessaire. Si, en revanche, vous optez pour un événement plus simple, entièrement coordonné par vos services et se tenant dans vos locaux, vous disposez d’un peu plus de temps pour vous organiser.

2 Choisissez une date cohérente : Nous vous recommandons de planifier votre événement un mercredi après-midi, un samedi ou un dimanche entre début décembre et le début des vacances scolaires. Il est aussi possible d’organiser l’événement fin novembre ou début janvier si votre entreprise connait un pic d’activité en fin d’année.

3 – Adaptez-vous à la sociologie de votre entreprise : La sociologie du personnel impacte forcément le contenu de l’événement. Un spectacle classique (clown ou magie…) ou une petite animation (atelier de jeux créatifs et remise de boîtes de chocolats…) plairont sans nul doute à certains types de collaborateurs et leurs enfants, alors que d’autres s’attendront à une manifestation plus sophistiquée (dégustation de vins et champagne, cours de cuisine collectif…) dans un cadre si possible prestigieux.

4 – Faites monter l’envie : A l’instar de tout projet destiné à fédérer les collaborateurs, la communication autour de l’événement a son importance. Sans aller jusqu’à débuter l’événement avec un discours, pensez à envoyer une invitation par e-mail ou courrier personnalisé quelques semaines avant, de façon à ce que les invités s’organisent. Une affiche récapitulative dans les lieux de passage et de vie (salle de repos, cafétéria) est aussi une bonne idée. Libre à vous de maintenir la surprise jusqu’au dernier moment, en entretenant le suspens via quelques indices sur le déroulé de la manifestation, ou alors de vous assurer d’emblée une adhésion éblouie en annonçant la couleur.

5 – Satisfaites petits et grands : Bien souvent, lors des événements de fin d’année, les arbres de Noël sont destinés aux enfants. Mais vous vous en doutez, qui juge de la qualité et développe un sentiment d’appartenance à l’entreprise? Les parents. Vous devez donc accomplir l’exploit de plaire à tout le monde !

6 – Choisissez vos cadeaux : Compliqués à mettre en place et à gérer, les catalogues sont aujourd’hui délaissés par les PME, qui leur préfèrent les chèques-cadeaux familles… Noël perd peut-être de sa magie, mais les collaborateurs gagnent en liberté et l’entreprise en temps d’organisation. Les TPE par contre ont tendance à alterner une formule relativement économique, à savoir des chèques-cadeaux souvent remis directement par le gérant, et d’autres plus chères, comme des billets de spectacle, ou autres attentions plus personnalisées, simplement accompagnées de la distribution d’un présent symbolique (ballotin de chocolats ou panier gourmand…). Une manière de varier les plaisirs et de marquer le coup tout en conservant un budget raisonnable.

En bref :

– L’événement peut être organisé, tout ou partie, par l’entreprise ou le CE, ou être délégué à une agence événementielle telle que la notre.
– La période la plus propice pour organiser votre événement se situe entre début décembre et le premier jour des vacances scolaires. Le week-end et le mercredi après-midi sont à privilégier.
– Choisissez une animation qui cadre avec la catégorie socioprofessionnelle que vous employez majoritairement et qui ravira les petits mais aussi les grands.
– Mieux vaut remettre des cadeaux que vous lancer dans la gestion d’un catalogue.
– N’oubliez pas de communiquer en amont et en aval de l’événement.